Как составить BOM-лист для запроса поставщику

Минимум, без которого запрос не считается запросом

BOM-лист не обязан быть красивым. Он обязан быть однозначным. Если по строке нельзя понять, что именно нужно, ответа по ней не будет: вместо него придёт вопрос, и круг переписки начнётся заново.

Минимум — две вещи: номер детали и количество. Остальное ускоряет ответ, но не является обязательным. Производитель, корпус, допустимые замены, требуемая дата, город доставки — полезные поля, но и без них запрос принимают.

Типичная ошибка — прислать позиции без количеств, «чтобы сначала узнать наличие». Это экономит минуту на вашей стороне и добавляет круг переписки на нашей: наличие без количества не подтверждают, потому что от объёма зависит, какая упаковка и какой лот подойдут.

Второй вариант той же ошибки — прислать количество «примерно». Округление под упаковку делается на этапе ответа, а не в вашем файле. Пишите столько, сколько реально нужно.

И одно замечание про порядок. Строки лучше располагать по частоте закупки, а не по алфавиту: критичные позиции удобнее видеть сверху, когда по списку идёт работа.

Как записывать номер детали

Номер детали — самая частая точка потери информации. Причины две: суффиксы и форматирование.

Суффикс отделяет одно исполнение от другого. Корпус, температурный диапазон, точность, тип упаковки — всё это может быть в хвосте номера, и обрезанный хвост превращает запрос в угадывание. Если номер взят из старой документации и в нём нет суффикса, так и напишите: это нормально, исполнение подберём по описанию проекта.

Форматирование ломает номера в Excel. Ячейка с числовым форматом съедает ведущие нули, автозамена превращает дефисы и точки. Проверьте файл перед отправкой: пропавший символ никто не восстановит.

Полезно добавить позиционное обозначение из схемы — R14, U7, C102. Оно ничего не говорит о детали, зато помогает не перепутать строки, когда в списке тридцать похожих конденсаторов.

И производитель. Если он не принципиален, напишите «не принципиален». Пустое поле хуже: оно означает «не знаю», и по нему придёт уточняющий вопрос.

Если номера в списке повторяются с разными количествами, не сводите их сами. Мы сложим и покажем итог. Бывает, что две строки — это одна позиция из разных разделов схемы, и такое лучше увидеть до заказа.

Что делать с позициями, по которым нет предложения

По части строк предложения не будет. Это нормальная ситуация, а не признак плохого поставщика: рынок большой, склад у каждого свой.

Практичнее сразу договориться, как вы хотите получать ответ по таким строкам. Вариантов три: оставить пусто, предложить аналог с описанием отличий, задать уточняющий вопрос по параметрам. У каждого своя цена. Пустая строка — ещё один круг переписки. Аналог без вашего согласия — риск. Уточнение — задержка.

Мы по умолчанию идём вторым путём: показываем вариант и пишем, чем он отличается. Молча ничего не подменяем — согласованные позиции в процессе закупки не меняются.

В файле полезно заранее отметить строки, где замена допустима, и строки, где нет. Это одно поле, а экономит оно много времени: по критичным позициям мы не будем предлагать варианты, а сначала спросим, что именно нельзя менять.

И про пустые строки. Если о том, что по позиции нет предложения, вы узнаёте в конце сборки списка, вся закупка сдвигается. Пишите об этом сразу, даже если ответ неприятный.

Количество, кратность и приоритеты

Количество в списке — это то, что нужно вам. Кратность упаковки — то, в чём позиция едет. Эти числа не обязаны совпадать, и сводить их вручную не нужно: это часть работы по запросу, а не ваша задача.

Полезнее указать приоритет: что важнее — срок, стоимость или конкретный производитель. По одному и тому же номеру эти требования тянут в разные стороны. Без приоритета мы будем выяснять его в переписке, пока позиция не ушла.

Если список большой, разбейте его на две части: критичное и остальное. Критичное обрабатывается первым, и вы быстрее видите, сходится ли поставка в целом.

И дата, к которой нужен товар. Не «желательно побыстрее», а конкретный день. По нему видно, какой маршрут имеет смысл обсуждать, а какой заведомо не подходит.

Отдельно про количество «на будущее». Закупать с запасом имеет смысл не всегда: условия хранения у части категорий требуют внимания, и об этом лучше знать заранее, а не через полгода на складе.

Формат файла и типичные ошибки

Подойдёт Excel, CSV или PDF. Формат — последнее, что имеет значение, если в файле читаются номер и количество.

Что ломает разбор чаще всего: объединённые ячейки, скрытые строки, несколько листов с разными версиями списка, комментарии в отдельных ячейках вместо колонки. Всё это разбирается, но вручную, и время уходит на восстановление структуры, а не на поиск.

Отдельная ловушка — выгрузка из CAD. Там может быть по три одинаковых строки на одну позицию и количество, размазанное по ним. Мы сведём, но предупредите, что это выгрузка: так быстрее.

Если файл старый и часть позиций в нём уже не актуальна, присылайте как есть. Разобрать неактуальные строки — наша работа, а не повод возвращать файл.

И последнее: не присылайте список картинкой в теле письма. Он читается, но на сверку уходит вдвое больше времени, а ошибки в цифрах потом ищут обе стороны.